La noticia de la reapertura del programa de Agendas de Innovación no ha pasado inadvertida. Son muchas las expectativas al respecto así como las incógnitas, que no se verán resueltas hasta que comience a funcionar de nuevo. Juan Carlos Díaz, consultor de Ofyde y homologado para la realización de Agendas, nos da su opinión acerca del programa.

El pasado mes de julio se cerró repentinamente el programa de Agendas de Innovación - Berrikuntza Agendak. Como consultor homologado, que conoces el funcionamiento de esta metodología desde dentro, así como sus resultados, ¿consideras que era previsible la reapertura del programa?

Creo que en el tiempo que ha estado abierto el programa desde su inicio un gran número de empresas se habían beneficiado del mismo y que la sensación general entre éstas es que el apoyo recibido merecía la pena.

Me da la impresión de que la cancelación anticipada en Julio dejó truncadas las expectativas de un colectivo importante de empresas:

-                    Por un lado, las que habiendo definido su Agenda de Innovación esperaban poder recibir otros apoyos que preveía el programa (para definir proyectos de Innovación, para acometer proyectos de capacitación, apoyos formativos…)

-                    Y por otro lado, las que ya tenían la idea clara de incorporarse al programa y que, a pesar de haber mostrado su interés, no acabaron de formalizar a tiempo la solicitud y se quedaron “en puertas” de hacerlo. En algunos casos, esto ha podido deberse a diferentes causas como el esperar al momento más propicio para desarrollar la Agenda, la falta de información propia de las Pymes, que ha hecho que no les llegara el mensaje a tiempo, el hecho de tener que resolver las “urgencias” derivadas de la situación de crisis actual …

Aunque, es comprensible que en mitad de una situación de crisis como la actual, la cancelación del programa sea una más de sus consecuencias, no es menos cierto que desde las Instituciones Públicas se está lanzando continuamente el mensaje de que una de las herramientas de salida a la crisis es el apoyo a la innovación en las empresas, y la Agenda se enmarca en ese apoyo.

Así pues, creo que la reapertura del programa era, tanto una necesidad para evitar agravios comparativos con las empresas como una cuestión de coherencia con los mensajes que lanza la Administración.

Se prevé que se abra la aplicación para presentar las solicitudes de manera prácticamente inmediata, ¿crees que habrá cambios en la metodología de la Agenda de Innovación o seguirá las mismas premisas que en la anterior convocatoria?

A día de hoy no existe una información clara de las condiciones en las que se va a reabrir el programa.

En lo referente a las condiciones económicas parece que se habla de que el nuevo presupuesto será relativamente pequeño, de modo que no muchas empresas podrán acceder al programa en relación con la anterior convocatoria.

Lo único cierto a día de hoy es que, a partir de ahora, SPRI ya no subvencionará el 100% del coste de la Agenda sino el 90%. Esta situación podría interpretarse como que se tiene la convicción de que la metodología es realmente buena y se quiere hacer llegar a más empresas exprimiendo el pequeño presupuesto del que se dispone.

En lo que respecta a posibles cambios en la metodología, a fecha de hoy no hay ningún mensaje claro al respecto por parte de SPRI, pero con el bagaje disponible de las Agendas ya finalizadas, siempre cabe la posibilidad de actualizar o mejorar parte de la metodología actualmente aplicada.

Si esto fuera así, entiendo que sería necesaria la adecuada formación al colectivo de Consultores homologados (más de 300) y además tendría la dificultad añadida de gestionar el período de “solape”, es decir en un momento dado se podrían estar realizando simultáneamente Agendas con la metodología actual y la hipotéticamente “nueva”.

En relación a tu experiencia vivida con las Agendas de Innovación en las que has participado, ¿cuáles son las principales dificultades con las que te encuentras para desarrollara las Agendas de Innovación?

 Podríamos destacar, entre otras, las relacionadas con aspectos de madurez de la empresa, con la propia metodología y con la tipología de empresas participantes.

-                    En lo referente a la madurez, creo que es importante el nivel de partida existente en la empresa en cuanto a prácticas de reflexión o de gestión interna. Se nota diferencia en abordar la Agenda con empresas que están acostumbradas a realizar periódicamente algún tipo de reflexión estratégica. En estos casos, la reflexión es mucho más dinámica y parece que, de antemano, se tiene un mayor conocimiento de la empresa y su entorno.

Si no es así, la realización de la Agenda supone, en muchos casos, la primera vez en que la empresa se enfrenta a una reflexión estructurada sobre la empresa y su entorno.

En estos casos, yo creo que una de las innovaciones que supone la Agenda es, precisamente, haber sacado tiempo para poder reflexionar sobre su empresa de un modo estructurado.

-                    En lo referente a la metodología, creo que ésta tiene una virtud, que es la de ofrecer un camino coherente para la reflexión, un modo estructurado de organizar las informaciones. Pero, por otro lado, a veces hay ciertos componentes de la misma que son un poco “áridos” de trasladar o interpretar a algunas organizaciones, sobre todo las más pequeñas: cierta terminología concreta, ciertos pasos que deben cumplimentarse…

Lo cierto es que los consultores tenemos la tarea de hacer de “puente” entre la metodología y la empresa, pero a veces no es fácil transmitir la metodología con todos los matices que ésta implica. Aún así creo que, tanto por mi experiencia como por la de los compañeros de OFYDE que hacen esta tarea como yo, podemos decir que, en mayor o menor medida, la esencia de la Agenda perdura del inicio al fin de su desarrollo.

-                    En lo referente a la tipología de empresas, creo que la propia condición de Pyme, que es el destinatario del programa, lleva intrínseco una serie de condicionantes con los que hay que enfrentarse desde el primer día.

Por un lado, el día a día “les come” y buscar los huecos en el calendario de la empresa para realizar las reuniones no siempre es fácil, e incluso una vez acordados el conseguir mantenerlos es aún más complicado. Todo esto hace que el plazo de 3 meses estipulado para la realización de las Agendas, que inicialmente parece relativamente amplio y fácil de cumplir, en ocasiones se torna realmente ajustado.

Por otra parte, conseguir un equipo de reflexión suficientemente representativo de todas las actividades de la organización y a la vez estable en el tiempo, es también complicado ya que las “urgencias” están a la orden del día y no es fácil disponer en todas las reuniones de todos los asistentes inicialmente previstos. Además, en las Pymes más pequeñas hay ciertas figuras (gerentes, socios…) que concentran una gran cantidad de funciones, con lo que si ya en el día a día se convierten en auténticos “cuellos de botella” para la organización, al participar también en la realización de la Agenda esta situación se acentúa aún más.

Así pues, los consultores debemos tener la suficiente habilidad como para conseguir un doble objetivo: capturar información suficiente y de calidad como para poder elaborar una buena Agenda y no paralizar la actividad de la organización.

¿Qué tipo de acciones se están identificando en las Agendas de innovación?

La verdad es que son de lo más variopintas, en función de la empresa analizada. Por dar una idea general, podríamos hablar de las siguientes tipologías.

En el ámbito de mercado, suelen aparecer aspectos como: Planes de Marketing, Planes Comerciales, expansión a otros mercados y zonas geográficas, Vigilancia Competitiva, mejoras en la imagen corporativa, mecánicas de fidelización de clientes…

En el ámbito de organización, pueden aparecer acciones como: revisión del modelo organizativo, delegación de funciones, redefinición de la función Comercial…

En cuanto al ámbito de personas, acciones como: Gestión por Competencias, Evaluación del Desempeño, mecánicas de implicación del personal, trabajo en equipo, etc.

Por otro lado, en cuanto al área de procesos, suelen aparecer acciones como: análisis y mejora de procesos operativos y auxiliares (facturación, cobro, logística, gestión de proveedores, etc.), análisis de costes, mejoras del entorno productivo (5S)…

En el ámbito de productos, suelen aparecer acciones como: ampliación o creación de nuevas gamas de productos y servicios, o desarrollo de nuevas aplicaciones o utilidades a los ya existentes

Y por último en el ámbito de cultura de la innovación, suelen aparecer acciones relacionadas con: el establecimiento de sistemas de gestión de la innovación o de gestión de ciertas herramientas concretas (vigilancia competitiva, vigilancia tecnológica vigilancia de subvenciones), gestión del conocimiento, etc.

En fin, como se ve un amplio abanico de posibilidades que, evidentemente, depende mucho de la tipología del negocio que se esté analizando y del grado de avance en cuanto a gestión en el que se encuentre la organización.

Para terminar, ¿consideras que las empresas se sienten representadas en el resultado final que se plasma en la Agenda de Innovación?

Yo creo que si el proceso de reflexión se ha hecho de un modo medianamente coherente en la Agenda debería aparecer todo aquello que ahora preocupa a la organización en mayor medida.

Cuando acabamos la Agenda yo suelo proponer al cliente que hagamos lo que podríamos llamar la “prueba del algodón”, que consiste en repasar de un modo global el conjunto de acciones que se han plasmado en el Plan de Acción final. Evidentemente todas ellas tienen su importancia porque han superado un proceso de cribado previo, pero la idea es identificar si entre ellas se encuentran las que son realmente críticas para la organización y, a su vez, plantearnos si existe algo trascendente para la empresa que no aparezca en el plan de acción, en cuyo caso algo se nos habría escapado en el proceso de reflexión.

Por mi experiencia, la conclusión generalizada es que en el Plan de Acción se encuentran, entre otras, las 2-3-4 acciones trascendentes que condicionarán el devenir próximo de la empresa y que, alguna de ellas, curiosamente, coincide con aspectos que ya se habían comentado en la reunión inicial a la hora de la presentación inicial de la empresa hacia el consultor.

Por tanto, opino que la “fotografía” de la empresa que representa la Agenda de Innovación suele ser bastante ajustada a la realidad.